HubSpot gebruikers verwijderen

Het wordt aanbevolen om een HubSpot-gebruiker te deactiveren of te verwijderen uit je HubSpot-account als ze het niet langer gebruiken, vooral als ze niet langer in dienst zijn van het bedrijf of zijn verhuisd naar een nieuwe functie waar toegang tot HubSpot niet langer nodig is. Het is ook aan te raden om gebruikers te verwijderen als ze gedeactiveerd zijn en niet verwacht worden terug te komen.

Het verschil begrijpen tussen een gebruiker deactiveren en verwijderen

Als je een gebruiker wilt verwijderen uit je HubSpot account, moet je deze eerst deactiveren. Na het deactiveren kun je de gebruiker volledig verwijderen uit je HubSpot account. Hieronder worden de verschillen tussen het deactiveren en verwijderen van een gebruiker uitgelegd.

• Een gebruiker deactiveren:
  • De gebruiker kan niet meer inloggen of toegang krijgen tot de account, maar zijn gebruikersprofiel en bijbehorende gegevens blijven bewaard voor rapportages en prognoses.
  • De gebruiker kan later opnieuw worden geactiveerd met zijn huidige activa. De gebruiker blijft bijvoorbeeld toegewezen aan zijn records.
  • De gebruiker ontvangt geen meldingen meer.
  • De gebruiker behoudt zijn betaalde seat, maar de seat telt niet mee voor het totaal aantal seats van de account.
  • De gebruiker wordt niet langer toegewezen aan conversaties en bedrijfsmiddelen en verwijderd uit rapporten. Meer informatie over wat wordt verwijderd uit het account wanneer je een gebruiker verwijdert.

• Een gebruiker verwijderen:
  • De gebruiker moet worden gedeactiveerd voordat je hem volledig uit je account kunt verwijderen.
  • De gebruiker kan niet meer inloggen of toegang krijgen tot het account en zijn gebruikersprofiel wordt verwijderd uit het account.
  • De gebruiker wordt niet langer toegewezen aan conversaties en bedrijfsmiddelen en wordt verwijderd uit rapporten. Meer informatie over wat wordt verwijderd uit het account wanneer je een gebruiker verwijdert.

Wie kan gebruikers deactiveren of verwijderen

Gebruikers met Super Admin rechten kunnen andere gebruikers deactiveren en verwijderen. Daarnaast kan een gebruiker zichzelf verwijderen uit een HubSpot-account of zijn gebruikersaccount volledig verwijderen nadat hij is verwijderd uit alle HubSpot-accounts. Door een gebruikersaccount te verwijderen, wordt het volledig verwijderd uit de HubSpot systemen.

Een gebruiker deactiveren

Door een gebruiker te deactiveren kun je de historische activiteiten van de gebruiker behouden zonder de toegang tot belangrijke gegevens te verliezen. Wanneer gedeactiveerde gebruikers opnieuw geactiveerd worden, zullen hun historische activiteiten zoals het wijzigen van eigenschappen en het bijwerken van inhoud nog steeds beschikbaar zijn.

Begrijp de vereisten voordat je een gebruiker deactiveert

Let op het volgende voordat je een gebruiker deactiveert:

• Het is aan te raden om assets die de gebruiker bezit opnieuw toe te wijzen voordat je de gebruikers deactiveert.
• Als de gebruiker activa bezit of is opgenomen als criteria voor een filter (bijv. workflows), moet u deze handmatig verwijderen uit deze tools.
• Als de gebruiker eigenaar is van een planningspagina, is opgenomen in een groep of round-robin planningspagina's, of deel uitmaakt van een vergaderrotatie, moet u deze verwijderen of opnieuw toewijzen zodat deze niet wordt geboekt voor vergaderingen.

Let op: het is niet mogelijk om de standaard vergaderlink van een gebruiker te verwijderen of het eigendom ervan over te dragen. Vraag in deze gevallen aan de gebruiker om de planningspagina's uit te schakelen in zijn gebruikersinstellingen voordat hij gedeactiveerd wordt, of verwijder de gebruiker nadat hij gedeactiveerd is. Gebruikers met een Enterprise-account kunnen zich aanmelden als een andere gebruiker om planningspagina's uit te schakelen.

• • In het geval dat de roosterpagina van een gebruiker niet opnieuw wordt toegewezen of verwijderd, als de gebruiker lid blijft van een groep of round-robin roosterpagina, of als hij is opgenomen in een rotatie, zullen vergaderingen gepland blijven worden voor de gebruiker. Als gevolg daarvan kan een contactpersoon een uitnodiging ontvangen voor een vergadering met de gedeactiveerde gebruiker.

• • Als er een vergadering is geboekt voor een contact, via de eigen planningspagina van de gedeactiveerde gebruiker, via een groeps- of round-robin planningspagina, of via een rotatie, wordt de vergadering niet weergegeven in de activiteitenfeed van de contactpersoon. Als de contactpersoon heeft geboekt via een planningspagina, wordt de paginaweergave weergegeven in de activiteitenfeed van de gebruiker.
  • Na de deactivering van de gebruiker werkt de workflowautomatisering niet meer voor boekingen van vergaderingen. Als bijvoorbeeld een workflow is ingesteld om te triggeren wanneer een vergadering wordt geboekt bij de gedeactiveerde gebruiker, zal deze niet meer triggeren na deactivatie.
    
    

• Als een gebruiker is ingesteld als contactpersoon in je Account- en factureringsinstellingen , moet je deze uit de rol verwijderen.
• Gedeactiveerde gebruikers worden overgeslagen bij het gebruik van de rotate record owner workflow actie, en worden verwijderd als opties bij het instellen van de eigenaar van een record.
• Zodra een gebruiker is gedeactiveerd, worden zijn persoonlijke e-mails verbroken. Ze kunnen dan geen nieuwe e-mails meer aanmelden bij de CRM, inclusief geplande e-mails.
• Alle teammails die de gebruiker heeft gekoppeld aan de conversatie-inbox blijven gekoppeld.

Stappen om een gebruiker te deactiveren

Een gebruiker deactiveren:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
• Beweeg de muis over de naam van de gebruiker, klik op Acties en selecteer Gebruiker deactiveren.
• In het dialoogvenster bekijkt u de instructies en klikt u op Gebruiker deactiveren. De gebruiker ontvangt een e-mail waarin staat dat zijn profiel gedeactiveerd is.

Een gedeactiveerde gebruiker reactiveren

Om een gebruiker te heractiveren die eerder werd gedeactiveerd:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
• Klik op de naam van de gebruiker. De status van de gebruiker wordt linksboven weergegeven als Gedeactiveerd.
• Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Gebruiker heractiveren. Alle seats die aan de gebruiker waren toegewezen vóór de deactivering en die niet niet opnieuw waren toegewezen, worden opnieuw geactiveerd. Klik op het tabblad Toegang om te zien of er stoelen aan de gebruiker zijn toegewezen.
• Klik in het dialoogvenster op Gebruiker heractiveren. De gebruiker ontvangt een e-mail waarin staat dat zijn profiel is gereactiveerd
  

Een gebruiker verwijderen

Voordat je een gebruiker volledig uit je HubSpot account kunt verwijderen, moet de gebruiker worden gedeactiveerd. Het verwijderen van een gebruiker verwijdert het gebruikersprofiel en alle bijbehorende informatie volledig uit het HubSpot-account.

Begrijp de vereisten voordat je een gebruiker verwijdert

Let op het volgende voordat je een gebruiker verwijdert:

• Voordat je een gebruiker verwijdert, moet je alle records die eigendom zijn van de gebruiker opnieuw toewijzen. Meer informatie over het instellen van het eigenaarschap van records in HubSpot.
• Als een gebruiker is ingesteld als contactpersoon in je Account- en factureringsinstellingen , moet je deze eerst uit de rol verwijderen voordat je hem als gebruiker kunt verwijderen.
• Wanneer je een gebruiker verwijdert, kun je die gebruiker niet herstellen. In plaats daarvan moet u het proces voor het aanmaken van gebruikers opnieuw doorlopen. Records die ooit waren toegewezen aan de verwijderde gebruiker, moeten opnieuw worden toegewezen zodra ze weer zijn toegevoegd.

• Wanneer een gebruiker wordt verwijderd uit een account, verwijdert HubSpot geen onderdelen of activiteiten die ze hebben gemaakt. Dit omvat middelen zoals blogberichten, pagina's, lijsten, workflows, formulieren en rapporten, maar ook verkoopactiviteiten zoals gelogde e-mails en notities. Activa zullen gedeactiveerd/verwijderd (e-mailadres van de gebruiker) weergeven als de maker.

• Alle planningspagina's die door de verwijderde gebruiker zijn gemaakt, worden verwijderd.

• Sociale berichten die door de verwijderde gebruiker zijn gepubliceerd, blijven gepubliceerd. Als de verwijderde gebruiker echter de beheerder was van sociale media-accounts, moet u deze accounts mogelijk opnieuw koppelen.

• De gebruiker blijft een blog auteur. Leer hoe u het profiel van de blogauteur handmatig kunt verwijderen.
• Marketinge-mails die door een verwijderde gebruiker zijn aangemaakt, blijven bestaan, maar alle gebruikersinformatie die aan de marketinge-mail is gekoppeld, verdwijnt. Er wordt bijvoorbeeld geen naam weergegeven wanneer u bekijkt door wie de marketinge-mail is aangemaakt.

• Alle sequenties, sjablonen en documenten die in je account zijn gemaakt, blijven bestaan; de verwijderde gebruiker moet echter zijn verkoopsjablonen hebben gedeeld voordat hij werd verwijderd, zodat andere gebruikers er toegang toe hebben.

• Alle conversaties die aan de verwijderde gebruiker waren toegewezen, worden niet meer toegewezen.
• Als je een gebruiker uit je account verwijdert, verschijnt Gedeactiveerd/Verwijderd (het e-mailadres van de gebruiker) in de eigendomseigenschap voor alle contactpersonen, bedrijven, deals en tickets die eigendom zijn van die gebruiker. Als uw HubSpot-account is gesynchroniseerd met Salesforce en de verwijderde gebruiker nog steeds een Salesforce-gebruiker is, wordt de gebruikersnaam weergegeven als Naam (Salesforce), net als bij SFDC-gebruikers die nooit HubSpot-toegang hebben gehad.
• Als u een gebruiker verwijdert die een privé app heeft gemaakt of zijn superbeheerdersrechten verwijdert, zullen alle koppelingsoproepen in de privé app mislukken met de foutmelding: USER_DOES_NOT_HAVE_PERMISSIONS. Als dit gebeurt, wordt het aanbevolen om ofwel:
  • Een nieuwe privé app opnieuw aan te maken.
  • Draai het toegangstoken.
  • Voeg de gebruiker weer toe, met dezelfde rechten die zijn gebruikt om de app te maken.
• Nadat een gebruiker is verwijderd van je account, zal hij niet langer als optie verschijnen in filters, zoals in lijsten of dashboards. Je kunt verwijderde gebruikers weergeven in je filters door het selectievakje Toon gedeactiveerde en verwijderde eigenaars in te schakelen tijdens het filteren.
  
  

Gebruiker verwijderen als contactpersoon voor Account & Facturering

Als een gebruiker is ingesteld als contactpersoon in je Account- en factureringsinstellingen , moet je hem eerst uit de rol verwijderen voordat je hem als gebruiker kunt verwijderen.

• Klik in je HubSpot-account op je accountnaam in de rechterbovenhoek en klik vervolgens op Projecten.

• Klik bovenaan op het tabblad Bedrijfsinfo.
• Klik in de sectie Factureringscontacten op het pictogram delete verwijderen naast de rollen waarin de gebruiker is ingesteld.

• Klik in het dialoogvenster op Ja, verwijderen uit rol.
• Als de gebruiker is ingesteld als primair accountcontact, moet u deze vervangen door een andere gebruiker.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu naast Contactpersoon primaire account en selecteer een andere gebruiker.
  • Klik in het dialoogvenster op Ja, gebruiker toevoegen aan rol.

Nadat je de bovenstaande stappen hebt uitgevoerd, kun je de gebruiker uit je account verwijderen.

Stappen om een gebruiker van je account te verwijderen

Een gebruiker verwijderen uit je account:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.

• Klik op de naam van de gebruiker. De status van de gebruiker moet linksboven als gedeactiveerd worden weergegeven. Leer hoe u een gebruiker kunt deactiveren.
• Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Verwijderen uit account.

• In het dialoogvenster bekijkt u het advies en onderneemt u de nodige acties om stoelen en middelen opnieuw toe te wijzen. Klik op Doorgaan en vervolgens op Bevestigen.

Jezelf verwijderen uit een HubSpot account

Je kunt je gebruikersaccount ook verwijderen uit een specifiek HubSpot-account.

Voordat je je gebruikersaccount verwijdert van een specifiek HubSpot-account, klik je op je accountnaam rechtsboven in de hoofdnavigatiebalk om te controleren of je bent aangemeld bij het juiste HubSpot-account.

Je gebruikersaccount verwijderen uit een specifiek HubSpot-account:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Algemeen > Beveiliging.
• Klik onderaan op Verwijder mij uit dit account. Als je deel uitmaakt van andere accounts, heb je daar nog steeds toegang toe. Als u niet bent verwijderd als contactpersoon in Account & Facturering, wordt deze knop grijs weergegeven.

• Typ uw e-mailadres in het dialoogvenster en klik vervolgens op Verwijderen.

Je HubSpot-gebruikersaccount verwijderen

Wanneer de toegang van een gebruiker wordt verwijderd van een HubSpot-account, heeft deze geen toegang meer tot dat HubSpot-account. Het gebruikersaccount dat aan hun e-mailadres is gekoppeld, bestaat echter nog wel. Je kunt je gebruikersaccount volledig verwijderen als je niet de enige Super Admin bent die overblijft in het HubSpot account.

Let op: als je je gebruiker verwijdert, worden alle Academy-certificaten verwijderd die aan dat e-mailadres zijn gekoppeld. Om je certificeringen te behouden, kun je ze overzetten naar een nieuw e-mailadres voordat je je gebruiker verwijdert.

Uw gebruikersaccount permanent verwijderen:

• Log in op het gebruikersaccount dat je wilt verwijderen. Zorg ervoor dat het geen toegang heeft tot andere HubSpot accounts.
• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in het linker zijbalkmenu op Algemeen > Beveiliging.
• Klik onderaan op Mijn gebruikersaccount verwijderen.

• Voer in het dialoogvenster het e-mailadres van uw gebruiker in en klik vervolgens op Gebruiker verwijderen.