Opret fakturaer

Opret fakturaer i HubSpot for at indsamle digitale betalinger via Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger, eller for at spore betalinger foretaget uden for HubSpot. Superadmins og brugere med tilladelse til at oprette fakturaer som objekt kan oprette en faktura:

• Direkte fra et kontakt-, virksomheds-, deal- eller tilbudsregister eller fra Fakturaregister-siden.
• Fra et offentliggjort tilbud for at kopiere tilbuddets detaljer til en ny faktura.
• Automatisk ved hjælp af abonnementer.
• Automatisk, når der foretages betalinger via betalingslinks eller tilbud.

Før du går i gang

Brug denne opsætningsguide til at gennemgå, hvordan du konfigurerer fakturaer til din konto, herunder hvordan du tilpasser præfikser, tilføjer skatteoplysninger og opsætter fakturaer for abonnementer. Du kan også anmelde HubSpots standard egenskaber for fakturaer.

Forstå begrænsninger og overvejelser

• Du kan oprette og færdiggøre fakturaer uden at opsætte en betalingsbehandler og fortsætte med at indsamle betalinger manuelt.
• Hvis du vil acceptere onlinebetalinger, skal du opsætte enten Stripe-betalingsbehandling (tilgængelig for alle abonnementer) eller HubSpot-betalinger ( kunStarter ,Professional eller Enterprise).
• Valutaen for en faktura kan indstilles som enhver HubSpot-understøttet valuta. Lær, hvordan du indstiller valutaer for din konto.
  • Hvis du bruger HubSpot-betalinger, kan du oprette fakturaer i en hvilken som helst valuta, men du kan kun acceptere online betalinger i USD. For andre valutaer kan du registrere manuelle betalinger mod fakturaen.
  • Hvis du bruger Stripe som betalingsbehandler, kan du oprette fakturaer i alle valutaer, men du kan kun acceptere onlinebetalinger i de valutaer, der er listet her. For andre valutaer kan du registrere manuelle betalinger på fakturaen.

Opret fakturaer manuelt

Brug metoderne nedenfor til at oprette en faktura manuelt.

Opret en faktura fra indekssiden

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
• Klik på Opret faktura øverst til højre.

Opret en faktura fra et kontakt-, virksomheds- eller dealregister

• Naviger til dine registre:
  • Kontakter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
  • Virksomheder: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
  • Deals: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
• Klik på navnet på registret.
  • For kontakter og virksomheder skal du i højre sidepanel i afsnittet Fakturaer klikke på Tilføj og derefter vælge Opret faktura.

• • For deals skal du i højre sidepanel i afsnittet Fakturaer klikke på Tilføj og derefter vælge en af følgende:
    
    • Konverter deal til faktura: Opret en faktura ved hjælp af dealens oplysninger, herunder tilknyttede linjeposter. Hvis dealen har tilbagevendende linjeposter, er den viste mulighed Konverter deal til abonnement. Læs mere om abonnementer.
    • Opret tom faktura: Opret en ny faktura fra bunden.
    • Tilføj eksisterende faktura: Vælg en eksisterende faktura, der skal tilknyttes dealen.

• • • Du kan også oprette en faktura fra linjepost-editoren i en deal.

Opret en faktura fra et offentliggjort tilbud

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
• Hold musen over tilbuddets navn, klik på Fakturaer, og vælg derefter Konverter til faktura. Dette vil oprette en ny faktura ved hjælp af tilbuddets oplysninger. Hvis tilbuddet har tilbagevendende linjeposter, vises muligheden Konverter deal til abonnement. Få mere at vide om abonnementer.

Den kontakt, der er tilknyttet fakturaen, er den seneste kontakt, der er tilknyttet den virksomhed, der er tilknyttet fakturaen.

Bemærk: Når du opretter en faktura, bruger den som standard præfikset INV efterfulgt af et nummer, der stiger sekventielt for hver faktura, der oprettes (f.eks. INV-1001 og derefter INV-1002). Du kan opdatere præfikset og startnummeret for fakturaer i dine indstillinger.

Vælg din forudindstilling

Hvis du er tilmeldt HubSpot-betalinger eller har kontaktet din Stripe-konto til betalingsbehandling og har opsat alternative forindstillinger til standardfakturaens forindstilling, kan du vælge, hvilken forindstilling fakturaen skal bruge:

• Klik på navnet på forudindstillingen øverst til højre.
• Klik på rullemenuen Forudindstilling, og vælg din forudindstilling.
• Klik på Anvend.

Opsæt fakturering af fakturaer

Når du har oprettet din faktura, skal du i afsnittet Faktura til i fakturaeditoren konfigurere fakturaens tilknyttede poster, betalingsbetingelser med mere.

For at tilknytte fakturaen til en kontakt:

• Klik på Tilføj kontakt.
• I højre panel kan du søge efter en eksisterende kontakt eller oprette en ny.
• Klik på Næste, og fortsæt med at indstille eventuelle nødvendige tilknytningsetiketter.
• Klik på Gem.

Under oprettelsen kan hver faktura tilknyttes én kontakt. Når den er oprettet, kan du tilføje flere kontakter ved hjælp af tilknytningerne i højre sidepanel.

• Klik på Tilføj virksomhed.
• I højre panel kan du søge efter en eksisterende virksomhed eller oprette en ny.
• Klik på Næste, og fortsæt med at opsætte eventuelle nødvendige tilknytningsetiketter.
• Klik på Gem.

Under oprettelsen kan hver faktura tilknyttes én virksomhed. Når den er oprettet, kan du tilføje flere virksomheder ved hjælp af tilknytningerne i højre sidepanel.

Bemærk: Hvis indstillingen for tilknytning af faktureringskontakt er slået til, og du har valgt en virksomhed med en tilknyttet faktureringskontakt, vil faktureringskontakten automatisk blive tilføjet til fakturaen.

For at tilføje en faktureringsadresse til fakturaen:

• Klik på Rediger under Faktureringsadresse.
• Indtast adresseoplysningerne i det højre panel.
• Klik på Anvend.

• Klik på add Tilføj leveringsadresse.
• Indtast adresseoplysningerne i det højre panel.
• Klik på Gem.
• Som standard er datoen for fakturaen sat til den aktuelle dag. For at opdatere den:
  • Klik på feltet Dato for faktura
  • Brug datovælgeren til at vælge en ny dato.
• Somstandard forfalder betalingen af fakturaen ved modtagelse af fakturaen. For atvælge forskellige betalingsbetingelser:
  • Klik på rullemenuenBetalingsbetingelser.
  • Vælg en betalingsfrist. Feltet Forfaldsdato opdateres automatisk, så det matcher den valgte periode. Hvis indstillingen til at sende automatiserede påmindelses-e-mails er slået til, vil e-mailene blive sendt baseret på denne dato.

Eventuelle tilpassede egenskaber, der er konfigureret i indstillingerne for fakturaen, vises i højre side under Forfaldsdato . Hvis indstillingen for at tillade brugere at tilsidesætte disse felter er slået til, kan du foretage ændringer i dem, når du opretter fakturaen.

Tilføj linjeposter

I afsnittet Linjeposter skal du tilføje de varer, som din køber skal købe. Lær , hvordan du bruger linjeposter med fakturaer.

Tilføj skatter og afgifter

Du kan tilføje skatter på forskellige måder, afhængigt af dine krav:

• Automatiseringer af skatteberegninger (BETA): beregn automatisk skatter baseret på fakturaens adresse.
• Tilføjskatter til individuelle linjeposter : Tilføj skatter baseret på linjeposter fra dit bibliotek.
• Tilføj en engangsafgift til fakturaen: Tilføj en engangsafgift til hele fakturaen.

Du kan også inkludere skatte-ID'er i din faktura.

Tilføj kommentarer

Hvis du vil tilføje noter til din køber på fakturaen, kan du tilføje dem i feltet Kommentarer. Du kan f.eks. tilføje betalingsbetingelser, juridiske oplysninger eller andre vigtige oplysninger i kommentarerne. Hvis du accepterer betalinger online, kan du også tilføje politikker, som vises på betalingssiden.

Brug tekstindstillingerne nederst i tekstfeltet til at formatere din tekst, tilføje et hyperlink eller indsætte en tekstblok (du kan bruge tekstblokke til at oprette tekststykker. Hvis du f.eks. regelmæssigt bruger de samme vilkår på en faktura, kan du oprette det som en tekstblok, der skal bruges hver gang).

Du kan tilføje en standardkommentar, som vises på alle fakturaer, i fakturaindstillingerne.

Konfigurer opkrævningsteam for betaling

I sektionen Opkrævning af betaling skal du vælge, om du vil opkræve en gemt betalingsmetode, acceptere online betalinger, indstille, hvilke betalingsmuligheder der skal være tilgængelige for køberen, og vælge, om du vil indsamle oplysninger om fakturerings- og leveringsadresse. Indstillingerne for onlinebetalinger arves fra indstillingerne for betaling.

• For at opkræve en gemt betalingsmetode skal du vælge Opkræv faktura ved hjælp af en gemt betalingsmetode. Dette vil automatisk opkræve betaling fra køberen ved hjælp af dennes gemte betalingsmetode.

• Hvis du vil sende en faktura for at anmode om betaling fra kunden, skal du vælge Send faktura for at anmode om betaling fra kunden.
  • Hvis du vil acceptere online betalinger for fakturaen, skal du slå Accepter online betalinger til. Hvis kontakten Betaling er slået fra, vil nedenstående muligheder ikke være tilgængelige.
  • Vælg afkrydsningsfelterne ud for de formularer for betaling, du gerne vil acceptere (f.eks. kredit- eller debetkort eller betalinger via bank, såsom ACH).
  • Hvis du vil indsamle oplysninger om faktureringsadresse ved betaling, skal du markere afkrydsningsfeltet Indsaml faktureringsadresse for kreditkortkøb.
  • Hvis du vil indsamle oplysninger om leveringsadresse ved betaling, skal du markere afkrydsningsfeltet Indsaml leveringsadresse. Når køberen indtaster sine forsendelsesoplysninger, kan de kun vælge mellem de lande, du har angivet i dine indstillinger for betaling.
  • Vælg afkrydsningsfeltet Indsaml kundens betalingsoplysninger ved betaling til fremtidige op krævninger for at gemme den anvendte betalingsmetode til fremtidige opkrævninger.
  • Hvis du vil give kunderne mulighed for at indtaste et tilpasset beløb ved betaling, skal du markereafkrydsningsfeltet Tillad din kunde at betale et beløb, der er mindre end den skyldige saldo. Hvis du vil registrere en manuel eller eksisterende betaling som en delbetaling, kan du gøre dette fra fakturaregisterets side. Værdier for brugerdefinerede betalinger skal være mindre end den samlede skyldige saldo.

Avancerede indstillinger

I afsnittet Avancerede indstillinger kan du tilpasse sproget og lokaliteten for fakturaen samt fakturaens URL. Klik på Avancerede indstillinger for at få adgang til de avancerede indstillinger.

• Som standard er det sprog, der bruges til titler og labels på siden, indstillet til engelsk. For at opdatere dette til et andet sprog skal du klikke på rullemenuen Sprog og derefter vælge et sprog. Titler, labels og meddelelsen om fakturaens valuta og moms vil blive vist på det valgte sprog. Du kan slå fakturavalutaen og meddelelsen om moms fra i indstillingerne for fakturaen.
• Dato- og adresseformatet bruger som standard USA-formatet. For at opdatere dette til et andet format skal du klikke på rullemenuen Lokalitet og derefter vælge en lokalitet.
• Hvis du vil indstille en brugerdefineret URL til fakturaen ved hjælp af et af dine kontaktede domæner, skal du klikke på rullemenuen Domæne og derefter vælge et domæne. Du kan også indtaste en brugerdefineret slug i slutningen af URL'en ved at indtaste en værdi i feltet Indhold slug. En forhåndsvisning af fakturaens URL vises under URL-felterne.

• Hvis du har oprettet skatte-id'er på din konto og ønsker at inkludere dem i fakturaen, skal du markere de tilsvarende afkrydsningsfelter for skatte-id.

Gem og færdiggør

Når som helst under oprettelsen af fakturaen kan du klikke på Gem øverst til venstre for at gemme fakturaen som et udkast. Du kan til enhver tid vende tilbage til et udkast til en faktura for at redigere eller slette den. Du kan også klikke på Forhåndsvisning øverst til højre for at se, hvordan fakturaen kommer til at se ud for køberen.

Hvis du er klar til at færdiggøre fakturaen, så du kan sende den til køberen:

• Klik på Færdiggør øverst til højre. Når en faktura er færdigbehandlet, kan den ikke slettes.

• Anmeld ansvarsfraskrivelsen i dialogboksen, og klik derefter på Afslut.

Send fakturaen

Når du har færdiggjort fakturaen, vises en dialogboks med muligheder for at sende fakturaen til din køber via e-mail eller via et link eller en PDF. Du kan lukke prompten ved at lukke X'et og sende den senere. E-mails med påmindelser administreres via dine indstillinger for fakturaen.

Send fakturaen via e-mail

• Til-feltet udfyldes automatisk med e-mail-adressen på den kontakt, der er tilknyttet fakturaen. For at ændre denne adresse skal du klikke på rullemenuen og vælge en kontakt. Du kan også indtaste en ny e-mail-adresse, og HubSpot opretter automatisk et kontaktregister for dem efter afsendelsen.
• For at tilføje en e-mail-adresse til Cc-feltet skal du klikke på Add cc recipients. Klik på rullemenuen, vælg kontakterne, eller indtast brugerdefinerede e-mail-adresser. Du kan tilføje op til ni e-mail-adresser i CC-feltet.
• Hvis der er oprettet en standard e-mail-adresse i indstillingerne for fakturaen, udfyldes Fra -feltet automatisk med standard e-mail-adressen . Ellers vil det blive udfyldt med din personlige e-mail-adresse. Hvis der er angivet en standard e-mail, men indstillingen for at tillade brugere at sende fakturaer fra deres personlige e-mail eller andre teammails, som de har adgang til, er slået til, kan du vælge en anden e-mail.

• Hvis der ikke er angivet nogen standard e-mailadresse, bliver den e-mailadresse, du vælger, standardadressen for fremtidige afsendelser af fakturaer, men den kan ændres før hver afsendelse.
• Svar på denne e-mail vil blive dirigeret til Fra-adressen . Hvis du vælger en e-mailadresse, der bruges til en kontakt-indbakke, herunder delt indbakke til teammails, kan du administrere opfølgning i HubSpots indbakke til kommunikation.

Når du opdaterer felterne, vises et live preview i højre panel. Sådan sender du e-mailen:

• Klik på Send fakturaer for at sende e-mailen som vist. Køberen vil derefter modtage en e-mail med fakturadetaljer og et link til at se fakturaen i deres browser sammen med en PDF-version af fakturaen som en vedhæftet fil.
• Hvis du i stedet manuelt vil redigere en e-mail med et link til fakturaen, skal du klikke på Opret brugerdefineret e-mail i dit CRM.

Send fakturaen via et link eller en PDF

For at kopiere et link til at sende fakturaen eller downloade en PDF af fakturaen:

Bemærk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-mail eller ved at indsætte et link, opdateres egenskaben Dato for sidste afsendelse ikke. Få mere at vide om fakturaers egenskaber.

• Klik på linket Kopier, fanen Download PDF. En forhåndsvisning af fakturaen vises i højre side af vinduet.
• Klik på Kopier link for at kopiere et link til fakturaen.
• Klik på Download PDF for at downloade en PDF af fakturaen.
• Klik på X, eller klik på Lukke, når du er færdig.

Automatiseret oprettelse af fakturaer

Opret og send automatisk tilbagevendende fakturaer ved hjælp af abonnementer

Følg disse trin for automatisk at sende fakturaer til kunder på deres abonnements faktureringsdato.

Se fakturaer, der er oprettet automatisk fra betalinger via betalingslinks, tilbud eller abonnementer

Når en faktura automatisk oprettes fra en betaling på et betalingslink eller tilbud, vil fakturaen blive tilknyttet betalingen.

Du kan se fakturaerne fra fakturaindeksets side, eller du kan se den tilknyttede faktura fra selve betalingsregistret. Fakturaen sendes ikke automatisk til kunden. Hvis du gerne vil sende fakturaen, skal du følge disse trin.

Næste skridt

Lær, hvordan du håndterer oprettede fakturaer.