Workflows creëren

Gebruik workflows om uw bedrijfsprocessen te automatiseren. Je kunt records automatisch registreren op basis van registratiecriteria en vervolgens actie ondernemen op je records.

U kunt bijvoorbeeld alle contactpersonen registreren die een bepaald formulier hebben ingediend, vervolgens een marketinge-mail sturen en deze contactpersonen aan een gebruiker toewijzen. Je kunt ook actie ondernemen op gekoppelde records, zoals het bijwerken van het gekoppelde bedrijf van een ingeschreven contactpersoon. Het is aan te raden om de workflowbibliotheek van de community te gebruiken voor ideeën bij het opzetten van uw workflow.

Nadat je workflows hebt gemaakt, leer je hoe je je workflows organiseert.

Een nieuwe workflow maken

Maak workflows vanuit het niets of gebruik workflowsjablonen als leidraad. Het aantal workflows dat je kunt maken, hangt af van de abonnementen van je account.

• Contacten
• Bedrijven
• Aanbiedingen
• Offertes(Sales Hub Professional of Enterprise)
• Tickets(Service Hub Professional of Enterprise)
• Aangepaste objecten (alleenEnterprise )
• Gesprekken
• Feedback (Service Hub Professional of Enterprise)
• Abonnementen
• Betalingen
• Doelen
• Leads(Sales Hub Professional of Enterprise)
• Gebruikers
• Taken
• Oproepen

Een workflow vanaf nul maken

Wanneer u een workflow vanuit het niets aanmaakt, kunt u de inschrijftriggers selecteren die u wilt gebruiken en vervolgens het bijbehorende objecttype selecteren. U kunt kiezen uit handmatig aanmelden, uw workflow triggeren op basis van een ingestelde frequentie of kiezen uit specifieke aanmeldtriggers.

Om een workflow vanaf nul te creëren:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik rechtsboven op Workflow aanmaken > Vanaf nul.
• Ga in de workflow-editor verder met het instellen van uw inschrijftriggers en objecttype. Meer informatie over het maken van workflows vanuit het niets.
  
  

Een nieuwe workflow maken met sjablonen

Gebruik een workflowsjabloon dat is afgestemd op je doelen om je automatiseringsprocessen te stroomlijnen.

Om een workflow te maken met behulp van een sjabloon:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik rechtsboven op Workflow maken > Van sjabloon.
• Zoek in de sjablonenbibliotheek naar een sjabloon dat overeenkomt met uw workflowdoelen:
  • Om sjablonen te filteren op functie of doelstelling, selecteert u in de linker zijbalk een categorie.
  • Als u naar een specifieke sjabloon wilt zoeken, voert u rechtsboven een zoekwoord in.
• Als u de details van een sjabloon wilt bekijken, klikt u op Voorbeeld. In het dialoogvenster kun je controleren of de sjabloon compatibel is met je HubSpot-abonnementen. Je kunt ook de volgende details bekijken:
  
  • Doel: het doel van deze workflowsjabloon.

• • Wat u moet voorbereiden: alle middelen die u moet voorbereiden om de plaatshouderacties te vullen, zoals marketinge-mails of formulieren.
  • Sjabloonvoorbeeld: de inschrijftriggers en workflowacties die in deze sjabloon zijn opgenomen.

• Zodra je je sjabloon hebt geselecteerd, klik je op Sjabloon gebruiken. De sjabloon wordt weergegeven met plaatshouderacties. Je kunt acties bewerken, toevoegen en verwijderen in de editor.
  

Triggers voor inschrijving instellen

Enrollment triggers zijn een set criteria die records automatisch in een workflow opnemen. U kunt enrollment triggers handmatig instellen of ze genereren met Breeze. Als u records niet automatisch in een workflow wilt registreren, kunt u het vakje voor de registratietrigger leeg laten en records handmatig registreren.

• Op filter gebaseerd
• Op gebeurtenissen gebaseerd
• Gebaseerd op een schema

• Als u een nieuwe workflow vanaf nul hebt gemaakt, kunt u in het linkerpaneel kiezen uit Alleen handmatige inschrijving, Op een schema of uit specifieke inschrijftriggers.
• Als je een bestaande workflow bijwerkt die momenteel geen triggers heeft, klik je op de sectie Trigger inschrijvingen voor [object] . Selecteer in het linkerpaneel Wanneer een gebeurtenis plaatsvindt, Wanneer aan filtercriteria wordt voldaan of Op basis van een schema.
• Stel de trigger in en klik op Opslaan.
  

• Standaard worden records alleen in een workflow geregistreerd als ze voor het eerst aan de registratiecriteria voldoen. Herinschrijven inschakelen:
  • Klik in het linkerpaneel op het tabblad Re-enrollment.
  • Klik op om de schakelaar Re-enrollment aan te zetten.
  • Selecteer de triggers die u wilt gebruiken voor herinschrijven. Meer informatie over het toevoegen van triggers voor herinschrijving aan workflows.
• Voeg indien nodig meer inschrijftriggers toe. Klik op Opslaan als u klaar bent. Meer informatie over triggers voor inschrijving instellen.
  
  

Acties toevoegen

Je kunt Breeze gebruiken om acties voor een workflow te genereren of om handmatig acties te selecteren en toe te voegen. Je kunt een workflow bijvoorbeeld gebruiken om een marketinge-mail te versturen of je records toe te wijzen. Meer informatie over de verschillende workflow acties die beschikbaar zijn in HubSpot.

Nadat je een actie hebt toegevoegd, kun je deze klonen of verplaatsen om het bouwproces van de workflow te stroomlijnen. Als je een notitie wilt achterlaten bij een workflow actie ter referentie, leer dan hoe je commentaar kunt toevoegen aan workflow acties.

Let op: welke acties voor jou beschikbaar zijn, hangt af van je abonnement. locked Voor vergrendelde acties is een accountupgrade nodig om ze te kunnen gebruiken.

Om acties aan een workflow toe te voegen:

• Klik in de workflow-editor op het + plus-pictogram.
• Selecteer een actie in het linkerpaneel. Voor bepaalde acties, zoals de actie Record maken, kun je ook op het pictogram + toevoegen naast de actie klikken om die actie snel toe te voegen als plaatshouder. Meer informatie over het kiezen van uw workflow acties.
• Klik na het instellen van de details van de actie op Opslaan. Of, als je de actie als placeholder toevoegt, klik op Opslaan zonder de details van de actie in te vullen. Placeholderacties moeten worden ingevuld voordat je de workflow kunt inschakelen. Meer informatie over placeholderacties.

Gegevensvariabelen toevoegen aan acties

Afhankelijk van de geselecteerde workflowactie kun je het gegevenspaneel gebruiken om gegevensvariabelen van verschillende objectbronnen in te voegen. Je kunt bijvoorbeeld gegevens van een contactpersoonrecord en de bijbehorende deal gebruiken om een interne notificatie-e-mail te versturen die personalisatietokens van beide records bevat.

Standaard worden extra gegevensbronnen automatisch toegevoegd aan contact-, bedrijfs-, deal- en ticketgebaseerde workflows. Je kunt tot 50 gegevensbronnen per workflow toevoegen.

• Nadat je je actie hebt geselecteerd, klik je in het linkerpaneel op het veld waarvoor je de gegevens wilt gebruiken.
• Klik in de sectie Gegevensvariabele kiezen op Beschikbare gegevens bewerken.
  
  

• Klik in het rechterpaneel op + Records toevoegen om een nieuwe gegevensbron te maken.
• Voer in het veld Naam uw gegevensbron een naam in voor uw gegevensbron.
• Klik op het keuzemenu Kies een recordtype en selecteer een gegevensbron.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een voorwaarde om te filteren [record type gegevensbron] en maak een keuze uit de volgende:
  • Indien gekoppeld aan de ingeschreven [record]: gebruik gegevens van gekoppelde records. In een workflow op basis van contactpersonen kunt u bijvoorbeeld gegevens uit een gekoppelde bedrijfsrecord gebruiken.
    • Associatielabel: selecteer het associatielabel waarop u de gekoppelde records wilt verfijnen, vooral als u meer dan één gekoppelde record van hetzelfde recordtype hebt. Meer informatie over associatielabels
      
  .
  
  • Als eigenschappen overeenkomen: gebruik gegevens van records met overeenkomende eigenschappen. In een workflow op basis van overeenkomsten kunt u bijvoorbeeld alleen bedrijven verfijnen waarvan de waarde van de domeineigenschap overeenkomt met de waarde van de domeineigenschap van een ingeschreven contactpersoon.
    • Alle records in uw CRM worden bekeken om een overeenkomende eigenschap te vinden: kies een eigenschap uit het geselecteerde recordtype om te matchen met de ingeschreven record.
    • Heeft dezelfde waarde als: kies een eigenschap uit uw geregistreerde record.
  
  
  
  • Als een eigenschap gelijk is aan: gebruik gegevens uit records met specifieke eigenschapwaarden. Het wordt over het algemeen aanbevolen om deze optie te gebruiken als je een aangepaste eigenschap gebruikt om unieke identifiers op te slaan. Je kunt bijvoorbeeld alleen aangepaste objecten kiezen waarbij de rol-eigenschap Advertentie-ID de waarde ABC12345 heeft.
    • Alle records in je CRM worden bekeken om een overeenkomende eigenschap te vinden: kies een eigenschap uit je geselecteerde recordtype om op te verfijnen.
    • Is gelijk aan: selecteer of voer een eigenschapwaarde in, alleen records met de specifieke eigenschapwaarde worden geselecteerd.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een voorwaarde om [recordtype] te filteren op één en selecteer Meest recent bijgewerkt, Meest recent gemaakt of Eerst gemaakt.
  

• Configureer de details van de gegevensbron en klik onderaan op Toevoegen.
• Nadat u een gegevensbron hebt toegevoegd, kunt u een bestaande gegevensbron bekijken of verwijderen:
  • Klik in de sectie Gegevensvariabele kiezen op Beschikbare gegevens bewerken. Bekijk in het rechterpaneel alle toegevoegde gegevensbronnen.
  • Klik op het oogpictogram om meer details over een bestaande gegevensbron te bekijken.
  • Om een bestaande gegevensbron te verwijderen, klikt u op het verwijderpictogram.
    
    

• Nadat u uw gegevensbronnen hebt toegevoegd, kunt u gegevens van een specifieke bron gebruiken:
  • Klik in het paneel Gegevens invoegen op het vervolgkeuzemenu Eigenschappen weergeven of Actie-uitvoer en selecteer een gegevensbron.
  • Nadat u uw bron hebt geselecteerd, klikt u op om het gegevenstype dat u wilt gebruiken uit te vouwen en klikt u vervolgens op de eigenschap die u in het veld wilt gebruiken.
    • De eigenschap wordt automatisch in het veld ingevoegd.

De workflow-minimap bekijken

• Klik linksboven in de workflow editor op Show minimap panel.
  
  

• Als de minimap geopend is, kunt u met de muis over de workflow acties gaan om de naam van de actie te zien en op een gebied van de minimap klikken om daarheen te navigeren.
• Als uw workflow wijzigingen vereist voordat deze kan worden gepubliceerd, wordt de actie geel gemarkeerd. Klik op de link in de waarschuwing en bekijk de wijzigingen die moeten worden aangebracht
  

Wijzigingen ongedaan maken of opnieuw uitvoeren

Als je je workflow bewerkt, kun je wijzigingen die je in de afgelopen 30 dagen in de workflow hebt aangebracht ongedaan maken of opnieuw uitvoeren. Bepaalde wijzigingen, zoalsaangepaste codeacties, kun je niet ongedaan maken of ongedaan maken.

Een actie ongedaan maken of opnieuw uitvoeren:

• Klik op het pictogram undo linksboven om een actie ongedaan te maken. Wijzigingen worden één voor één ongedaan gemaakt.
• Klik linksboven op het pictogram redo om een actie opnieuw uit te voeren. Wijzigingen worden één voor één ongedaan gemaakt
  

Instellingen beheren

Om uw workflowinstellingen te beheren:

• Klik linksboven op Instellingen om de instellingen voor uitvoering, meldingen en metriek van de workflow te beheren. Meer informatie over het beheren van uw workflowinstellingen.
• Klik linksboven op Bewerken > Aanmeldingstrigger bewerken om de instellingen voor aanmelding, uitschrijving en heraanmelding van de workflow te beheren.
  

Schakel uw workflow in

Je workflow bekijken en inschakelen:

• Klik in de rechterbovenhoek op Controleren en publiceren.
• Bekijk de details van je workflow in het rechterpaneel:
  • Alle contactpersonen in lijsten bekijken: als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, kunt u in op contactpersonen gebaseerde workflows een statische lijst bekijken van contactpersonen die voldoen aan de inschrijvingscriteria. De lijst wordt automatisch opgeslagen en is toegankelijk via uw lijsten dashboard.

• • Wilt u contactpersonen aanmelden die op dat moment aan de aanmeldingscriteria voldoen wanneer de workflow wordt ingeschakeld? Kies ervoor om records in te schrijven die momenteel voldoen aan de inschrijftriggers of alleen records in te schrijven die in de toekomst aan de triggers voldoen.
    • Ja, bestaande [objecten] die aan de triggercriteria voldoen vanaf nu aanmelden: alle bestaande records die aan de aanmeldtriggers voldoen aanmelden.
    • Nee, alleen [objecten] aanmelden die aan de triggercriteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld: alleen records aanmelden die aan de aanmeldtriggers voldoen nadat de workflow is ingeschakeld. Wanneer deze optie is geselecteerd:
      • Als het [object] voor de eerste keer nadat de workflow is ingeschakeld wijzigt om aan de triggers voor inschrijving te voldoen, wordt het [object] ingeschreven.
      • Als het [object] opnieuw aan de aanmeldingscriteria voldoet en opnieuw aanmelden wordt ingeschakeld, wordt het [object] aangemeld. Meer informatie over triggers voor herinschrijving.

Let op: het aantal bestaande contactpersonen dat wordt weergegeven op de beoordelingspagina is een schatting. Als u een exact aantal contactpersonen wilt bekijken, maakt u een statische lijst van contactpersonen die aan de criteria voldoen door te klikken op Alle contactpersonen in lijsten weergeven.

• Klik onderaan op Volgende. Je kunt de Timing & Meldingen en Verbindingen van je workflow bekijken. Of klik op Overslaan om in te schakelen.
• Als je geen Naam of Omschrijving voor je workflow hebt ingevoerd, wordt deze automatisch door AI gegenereerd. Als u deze gegevens wilt bijwerken, klikt u op Bewerken onder de respectieve secties.
• Klik onderaan op Workflow inschakelen.