Meldingen beheren in Google Chat

Nadat je de Google Chat-app hebt gekoppeld aan je HubSpot-account, kun je HubSpot-gebruikersmeldingen, gespreksmeldingen en gespreks- en notitiemeldingen ontvangen als Google Chat-berichten. Je moet de HubSpot-app toevoegen aan de Google Chat-ruimte om meldingen te kunnen ontvangen.

De HubSpot-app toevoegen aan een Google Chat-ruimte

Je moet de HubSpot-app toevoegen aan een Google Chat-ruimte om meldingen in die ruimte te ontvangen. De app toevoegen:

Let op: zorg ervoor dat je gebruiker is gemapt tussen HubSpot en Google Chat voordat je de app toevoegt.

• Open in je Google Chat-account de ruimte waaraan je de HubSpot-app wilt toevoegen.
• Voeg de app toe door @hubspot in de chatbox te typen, op de HubSpot voor Google Chat-app te klikken en vervolgens op enter op je toetsenbord te drukken.
• Klik op Toevoegen aan ruimte om te bevestigen. Je ontvangt een nieuwe chat van de HubSpot-bot ter bevestiging van de installatie.

Je moet dit proces herhalen voor elke ruimte die je wilt gebruiken met de Google Chat-integratie.

Als het niet lukt om de HubSpot app toe te voegen aan een Google Chat-ruimte of als je nog steeds geen berichten ontvangt op de Google Chat-ruimte, is het raadzaam om de volgende machtigingen te controleren in je Google Workspace-instellingen:

• Sta gebruikers toe om Chat-apps te installeren in je Google Workspace.
• De HubSpot-app toestaan in je Google Workspace.

HubSpot meldingen ontvangen in Google Chat

HubSpot gebruikersmeldingen

Gebruikersmeldingen in HubSpot omvatten vermeldingen over records, formulierinzendingen en taakopdrachten en herinneringen. Om HubSpot gebruikersmeldingen in Google Chat te ontvangen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Meldingen.
• Klik op het tabblad Andere apps.
• Klik om de Google Chat-schakelaar aan te zetten om HubSpot-meldingen, taken en slash-opdrachten in Google Chat te ontvangen.

• Vouw in het gedeelte Waarover je meldingen krijgt het onderwerp uit waarvoor je meldingen wilt ontvangen en schakel het selectievakje voor het specifieke meldingstype in.
• Meldingen worden standaard verzonden naar de HubSpot-app in Google Chat. Je ontvangt je HubSpot-meldingen automatisch in Google Chat als het e-mailadres van je HubSpot-gebruiker overeenkomt met dat van je Google Chat-gebruiker. Lees wat je moet doen als het e-mailadres van je HubSpot-gebruiker niet overeenkomt met het e-mailadres van je Google Chat-gebruiker.

Om te voorkomen dat gebruikersmeldingen naar Google Chat worden verzonden:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Meldingen.
• Klik op het tabblad Andere apps.
• Om specifieke meldingen te stoppen, schakelt u het selectievakje naast het type melding uit en klikt u op Opslaan.
• Om alle gebruikersmeldingen te stoppen, klikt u op om de Google Chat-schakelaar uit te zetten om alle HubSpot-meldingen in Google Chat te stoppen.

Meldingen vanuit HubSpot inbox

Na het installeren van de Google Chat-app, kun je selecteren naar welke Google Chat-ruimte nieuwe live chatgesprekken van HubSpot moeten worden verzonden:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
• Klik op Google Chat.
• Stel op het tabblad Communicatie Google Chat-ruimtes in voor je inboxen:
  
  • Schakel de Aan/Uit schakelaar in om een HubSpot inbox te synchroniseren met een Google Chat ruimte.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Ruimte en selecteer de ruimte waaraan je de inbox wilt koppelen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Inbox Kanaaltypen en selecteer welke kanaaltypen je wilt synchroniseren met HubSpot.

Nadat je de Google Chat-ruimte hebt gekoppeld aan de inbox, ontvang je meldingen voor inkomende live chats. Je kunt ook rechtstreeks met bezoekers chatten via de Google Chat thread.

Klik op Beantwoorden in Postvak In om toegang te krijgen tot het gesprek in HubSpot. Of, als het een live chat is, kun je antwoorden via een Google Chat thread. Het hele gesprek wordt nog steeds gelogd in de inbox.

Aangepaste Google Chat-meldingen verzenden via workflows( alleenProfessional en Enterprise )

Je kunt aangepaste Google Chat-notificaties automatiseren vanuit je HubSpot-account met behulp van workflows.

Om een Google Chat notificatie met een workflow te versturen:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow om een bestaande workflow te bewerken. Of klik op Werkstroom maken om een nieuwe werkstroom te maken.
• Klik in de tijdlijn van de workflowactie op het plus-pictogram om een workflowactie toe te voegen.
• Klik in het linkerpaneel onder Geïntegreerde apps op Google Chat en selecteer vervolgens Google Chat-melding verzenden.

• Om individuele Google Chat-gebruikers op de hoogte te stellen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Verzend melding naar gebruikers en selecteert u de gebruikers die u op de hoogte wilt stellen. Alleen gebruikers die hun e-mailadres hebben gekoppeld, verschijnen in het vervolgkeuzemenu.
• Om een Google Chat-ruimte te notificeren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Bericht verzenden naar ruimte en selecteert u de te notificeren ruimte. Je ziet geen privéruimtes tenzij je de HubSpot-app eraan hebt toegevoegd.
• Schakel het selectievakje Meldingen verzenden naar bestaande eigenaars in om de eigenaar van de record op de hoogte te stellen.
• Voer in het tekstvak Bericht het bericht in.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Eigenschappen opnemen in bericht en selecteer de eigenschappen die je wilt opnemen in het meldingsbericht (optioneel).
• Klik op Opslaan als je klaar bent.

• Wanneer een record is ingeschreven in de workflow en de actie wordt uitgevoerd, wordt de melding verzonden naar de geselecteerde Google Chat-gebruiker of -ruimte.

Als de Google Chat-ruimte een andere naam krijgt, heeft dit geen invloed op de workflow.

Meldingen van helpdesk

Bekijk hoe je de HubSpot helpdesk met Google Chat kunt verbinden om tickets te beheren en HubSpot meldingen in Google Chat te ontvangen.