Gespreksopnamen en transcripties bekijken

Je kunt opnames bekijken die zijn gemaakt via HubSpot's beltool, met behulp van HubSpot's integratie met Zoom of met behulp van een externe belprovider die is geïntegreerd met HubSpot.

Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seatkun je Conversation Intelligence (CI) gebruiken om opnames te transcriberen en analyseren. Hierdoor kun je je team effectiever coachen en waardevolle klantinzichten uit de opnames en transcripten halen.

Als je de HubSpot mobiele app gebruikt, leer dan hoe je onderweg opnames kunt bekijken.

Voordat je begint

• De beltool instellen. U kunt:
  • Een door HubSpot verstrekt telefoonnummer verwerven.
  • Je uitgaande telefoonnummer registreren bij HubSpot.
  • HubSpot's integratie met Zoom instellen.

• • Integreer met een externe gespreksprovider.

Let op: HubSpot ondersteunt alleen een selecte groep telefoonproviders van derden. Lees meer over welke belproviders worden ondersteund in de HubSpot App Marketplace.

• HubSpot gespreksopnamen zijn standaard ingeschakeld. Zorg ervoor dat gespreksopname is ingeschakeld in je instellingen.
• Als je een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise gebruiker bent, zorg er dan voor dat Conversation Intelligence ook is ingeschakeld in je instellingen zodat je opnamen worden getranscribeerd.
• Als je Zoom gebruikt om gesprekken te voeren, zorg er dan voor dat opnemen in de cloud is ingeschakeld.
• Controleer de wetgeving voor het opnemen van gesprekken in uw regio.

Herziening opnames

Om de opname te openen en notities toe te voegen:

• Klik op de gesprekstitel.
• Om de opname te starten, klikt u links in het overzichtsscherm op playerPlay Afspelen. U kunt ook de knoppen playerFastForward gebruiken om over te slaan of playerRewind om terug te spoelen. Als u een Zoom cloud-opname bekijkt, kunt u ook afspelen, pauzeren of vooruitspoelen.
• Klik onderaan op Notities en vervolgens op Notities toevoegen om gespreksnotities toe te voegen. Om een notitie naar een ander teamlid te sturen, typ je @ gevolgd door de naam van de gebruiker. Voerje notitie inen klik op Opslaan. Als je een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise-account hebt, kun je ook inline opmerkingen toevoegen.
• Onderaan kun je een door AI gegenereerd gespreksoverzicht bekijken (Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise). De samenvatting is verdeeld in verschillende secties: doel van het gesprek, belangrijkste discussiepunten, genomen beslissingen, sentiment en volgende stappen. Dit veld kan niet worden bewerkt. Gebruik het onderstaande tekstvak Opmerkingen om extra informatie toe te voegen.
  • Als je Copilot meer informatie wilt vragen over het gesprek, klik je op Stel een vraag
  • Als je feedback wilt geven op de samenvatting, klik je op hetpictogram thumbsUp duimen omhoog of thumbsDown duimen omlaag.
  • Als je de samenvatting wilt kopiëren, klik je op het pictogram Bericht kopiëren.
  • Om de samenvatting te verbergen, klik je op Sluiten.

Let op: om Breeze-gesprekssamenvattingen te kunnen gebruiken, moet je Copilot en gespreksopname inschakelen in je account.

• Als je een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise-account hebt, klik je rechts tussen de tabbladen Insights, Stats en Transcript om gevolgde termen, gespreksstatistieken en het gesprekstranscript te bekijken. Om een transcript te kopiëren klikt u ophet tabblad Transcript op Kopieer transcript naar klembord. Je kunt tracked termen alleen bekijken als je een Sales Hub of Service Hub Enterprise account hebt en een superbeheerder tracked termen heeft toegevoegd.

Opnamen delen of toevoegen aan afspeellijsten

• De opname delen:
  • Klik op de knop share Delen rechtsboven.
  • Klik in het vervolgkeuzemenu E-mail verzenden naar om teamleden toe te voegen met wie u de opname wilt delen.
  • Typ een bericht in het tekstvak.
  • Gebruik de afspeelhendels of de tekstvakken Begin en Einde om het gedeelte van de opname dat je wilt delen aan te passen.
  • Klik op de link Delen of Kopiëren. Als je een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account hebt, kun je ook specifieke transcriptfragmenten delen.

Let op: gebruikers met toestemming om een opnamefragment te bekijken, kunnen ook de hele opname beluisteren. De bedoeling van de clip is om een duidelijke focus en richting te geven.

• Een opname toevoegen aan een afspeellijst:
  • Klik op + Toevoegen aan afspeellijst.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer afspeellijst om de opname aan verschillende afspeellijsten toe te voegen.
  • Typ een beschrijving in het tekstvak.
  • Gebruik de afspeelhendels of de tekstvakken Begin en Einde om het gedeelte van de opname aan te passen dat u wilt delen.
  • Klik op Toevoegen.

Bekijk gevolgde voorwaarden(Sales Hub of Service Hub Enterprise)

Je kunt getraceerde termen maken om naar delen van het transcript te gaan waar de term wordt genoemd.

Let op: je moet een Superbeheerder zijn om bijgehouden termen toe te voegen of te bewerken.

• Klik in het rechterpaneel op het tabblad Insights om gevolgde termen te bekijken.
• Klik op Bewerken om gevolgde termen te bewerken.
• In het rechterpaneel kunt u klikken op + Categorie toevoegen om categorieën voor gevolgde termen toe te voegen.
• Om een gevolgde term aan een categorie toe te voegen, klikt u op + Volgterm toevoegen en typt u de gevolgde term in het tekstvak.
• Klik onder in het rechterpaneel op Opslaan.

Voeg sprekers toe en bekijk gespreksstatistieken(Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise)

Je kunt gespreksstatistieken bekijken door de contactrecords van deelnemers aan het gesprek te koppelen.

• Om deelnemers aan gesprekken te koppelen aan records, klik je bovenaan op Deelnemers. Klik in het rechterpaneel op de linkknop link naast de spreker in de sectie Oproepontvanger. Typ de naam van de contactpersoon in de zoekbalk. Als er geen record bestaat, klikt u op Contact toevoegen om een record voor de contactpersoon te maken. Klik vervolgens op Koppelen. Om een contact te ontkoppelen, klik je nogmaals op de link link knop om de link te verbreken.

Let op: HubSpot zal automatisch de namen van de sprekers matchen op getranscribeerde tweepartijen gesprekken die zijn gemaakt met Zoom Basic of Pro. Handmatige sprekerherkenning is niet beschikbaar voor gesprekken die zijn gemaakt met Zoom Business, Business Plus of Enterprise, omdat deze transcripties worden geleverd door Zoom en niet door HubSpot.

• Om de contactgegevens van de ontvanger van de oproep te openen, klikt u in het rechterpaneel op de naam van de contactpersoon om naar die contactrecord te gaan.

• Nadat u sprekers hebt toegevoegd, klikt u in het rechterpaneel op het tabblad Statistieken om de volgende gespreksstatistieken te bekijken.
  • Gesprekstijd gesprekseigenaar: het percentage van de tijd dat de gesprekseigenaar praat.
  • Spraaksnelheid: het aantal woorden per minuut van de beller.
  • Langste monoloog: de langste tijd dat de beller spreekt.
  • Langste klantenverhaal: de langste tijd dat een klant aan het woord is.
  • Interactiviteit: de hoeveelheid interactie binnen het gesprek.
  • Geduld: het aantal pauzes tussen de deelnemers.

Bekijk transcripties en voeg inline commentaar toe(Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise)

Wanneer u transcripties bekijkt, kunt u inline commentaar toevoegen of een link naar een specifiek deel van het transcript delen. Vertegenwoordigers kunnen eenvoudig reageren op opmerkingen, zodat gesprekken doelgericht blijven en alle relevante informatie op één plek staat.

Let op: automatische transcriptie is beschikbaar voor de standaard talen van HubSpot voor het maken van content. HubSpot zal de opname transcriberen in de taal die is geselecteerd in je accountinstellingen. Meer informatie over het taalaanbod van HubSpot.

• Klik in het rechterpaneel op het tabblad Transcript om het transcript van het gesprek te bekijken. Gebruik de zoekbalk om specifieke trefwoorden op te zoeken. De resultaten geven elk deel van het transcript weer waarin het trefwoord is gebruikt.
• Om een notificatie naar een ander teamlid te sturen of een commentaar met tijdstempel toe te voegen, doe je een van de volgende dingen:
  • Klik op het tabblad Opmerkingen onder het afspelen van de opname. Typ @ in het tekstvak, gevolgd door de naam van de gebruiker. Voer uw opmerking in en klik op Opslaan.

• • Om een tijdstempel toe te voegen:
    • Typ onder het tekstvak de tijdstempel en klik vervolgens op het tekstvak om de tijdstempel toe te passen. Op het tabblad Transcript aan de rechterkant springt het naar dat deel van het transcript.

• • • Ga in het transcript met de muis over het gedeelte van het transcriptfragment waar u een opmerking aan wilt toevoegen. Klik op de knop comments Commentaar. Op het tabblad Commentaar onder het afspelen van de opname wordt een tekstvak geopend met de juiste tijdstempel.
  • Klik op Commentaar.
  • Klik op de knop Beantwoorden onder een van de opmerkingen om een thread te beginnen. Klik na het schrijven van je antwoord op Reply.

• Om een specifiek deel van het transcript te delen, gaat u met de muis over dat transcriptfragment en klikt u vervolgens op de knop share Delen. In het dialoogvenster gebruikt u de hendels langs de luidsprekersporen of typt u de begin- en eindtijd om de lengte van de opnamefragmenten aan te passen. Als u de hele opname wilt delen, zorg er dan voor dat de hendels langs het spoor van de spreker aan het begin en einde van de opname staan.

Let op: gebruikers met toestemming om een opnamefragment te bekijken, kunnen ook de hele opname beluisteren. De bedoeling van de clip is om een duidelijke focus en richting te geven.

Zoomopnamen synchroniseren

Als je een Zoom Business of Enterprise account hebt, kun je je Zoom cloud opnames synchroniseren om te bekijken in HubSpot. Zodra cloud recording is ingeschakeld in je Zoom account, verschijnen de opnames op de tijdlijn van de gekoppelde record. Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seat, zal Conversation Intelligence Zoom cloud opnames transcriberen en deze transcripten zullen ook worden gesynchroniseerd naar de tijdlijn van het record.

Om een Zoom-opname in te stellen met behulp van Conversation Intelligence:

• Schakel cloud recording in Zoom in. Zorg ervoor dat het selectievakje audiotranscripties is ingeschakeld, zodat je transcripties in HubSpot ontvangt van je Zoom-opnames.
• Schakel het selectievakje Synchroniseer gegevens van opnames en transcripts in je Zoom-integratie-instellingen in. Als je het selectievakje Gegevens van opnamen en transcripties synchroniseren inschakelt, worden alle nieuwe opnamen en transcripties automatisch gesynchroniseerd met HubSpot voor zowel vergaderingen als webinars. Je kunt een gespreksopname verwijderen via de pagina Gespreksindex.

• Om opnames toe te wijzen aan gebruikers in je HubSpot account, moet je ervoor zorgen dat zij hun Zoom-accounts koppelen. Opnameactiviteiten worden toegewezen aan een gebruiker in je HubSpot account als hun e-mailadres overeenkomt met het e-mailadres van een Zoom-gebruiker in het gesprek.

Opnames koppelen aan andere records

Standaard zal HubSpot AI opnames automatisch koppelen aan het primaire bedrijf dat gekoppeld is aan de deelnemers van het gesprek.

Je kunt een opname ook koppelen aan andere contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- of vergaderrecords in je CRM. De opname verschijnt op de tijdlijn van het gekoppelde record, zodat u de opnamedetails kunt bekijken voor meer context.

• Klik op de titel van de oproep.
• Klik bovenin op Associaties.
• Om een koppeling toe te voegen, klikt u in het rechterpaneel op + Toevoegen naast een van de tabbladen Contactpersoon, Bedrijf, Overeenkomst, Ticket of Vergadering.

De bijbehorende records verschijnen ook op de pagina Oproepindex. Als de bijbehorende records niet in de tabel verschijnen, bewerk dan de kolommen van de tabel.